Respan näköalat juridiseen maailmaan

Hannes Snellmanin vastaanotossa työskentelee yksi vakituinen Receptionist Sanna sekä kaksi oikkaria, Essi ja Nora, Evening Receptionisteina. Talon sisällä kutsumme tätä yrityksemme käyntikorttitoimintoa kotoisasti nimella respa. Respamme on auki arkipäiväisin klo 8:00-19:00 ja päivään mahtuu monenlaisia tehtäviä ja tapahtumia. Lue alta, miten respatyöntekijämme itse kuvailevat rooliaan osana asianajotoimiston arkea.

Respan rooli ja työtehtävät

Respan näkyvin työtehtävä on asiakkaiden vastaanottaminen ja puheluiden hoitaminen. Respan työntekijät ovat ensimmäinen asia, jonka asiakkaat näkevät. Todellisuudessa respan työtehtäviin kuuluu myös monien erilaisten päivittäisten asioiden hoitaminen. Respa varaa toimistohenkilökunnan matkat ja avustaa muutenkin matkajärjestelyissä, kuten viisumien hankkimisessa ja hotellivarauksissa. Toimistolle tulevat lähetykset, vara-avaimet, taksikortit ja monet muut päivittäiset asiat hoituvat respan kautta. Monissa käytännön asioissa respa on ensimmäinen paikka, josta kysytään neuvoa, joten työhön kuuluu myös paljon kommunikointia toimiston sisällä.

Mitä olet oppinut työssäsi?

Työtehtävien priorisointia ja kiiretilanteissa asioiden hoitamista ”tyylikkäästi”. Työ voi olla kiireisinä päivinä hyvinkin nopeatempoista, joten ajanhallintataidot kehittyvät varmasti tässä työssä. Työssä oppii myös priorisointitaitoja ja ”multitaskingia”, kun samaan aikaan tulee useampia tehtäviä, jotka pitää hoitaa mahdollisimman nopeasti.

Työssä oppii myös käytännön tiedonhankintaa. Respan pöydältä löytyy usein mitä mysteerisimpiä kirjeitä ja lähetyksiä, joiden omistajat respan pitäisi löytää. Myös moniin uusiin tai vieraisiin työtehtäviin löytää usein omatoimisesti ratkaisun, kun selaa hetken respan kansioita. Työssä on ollut eduksi oppia erityisesti se, keneltä kannattaa kysyä neuvoa, jos ei itse löydä ongelmaan ratkaisua.

Mikä on ollut parasta?

Huippu työympäristö ja työkaverit sekä se, etteivät päivät ole koskaan samanlaisia. Tunsimme itsemme tervetulleeksi uuteen työpaikkaan heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Vaikka toimisto onkin suuri, olemme päässeet tutustumaan moniin uusiin kollegoihin, ja apua tarvitessa on ollut helppo lähestyä itselle tuntemattomiakin työkavereita. Hyvästä työstä saa kiitosta ja muutenkin työ on ollut palkitsevaa, sillä tiedämme työmme sujuvoittavan toimiston arkea. Lisäksi työssä pääsee näkemään yhden alan suurimpien toimistojen arkea aitiopaikalta, mikä on antanut myös ekstramotivaatiota omiin opintoihin.

Työssä oppii joka päivä jotain uutta, ja on palkitsevaa, kun uusia asioita oppii itse tekemällä ja kokeilemalla. Toimistossa on hyvä työilmapiiri ja kaikkien kanssa on mukava tehdä töitä. Töihin on aina kiva tulla ja toimistolla järjestetään myös yhteisiä tapahtumia työporukan kesken, mikä edistää hyvää ilmapiiriä entisestään.

Lisäksi voisi mainita hyvät työsuhde-edut. Työsuhdematka-, virike- ja lounasetujen lisäksi esimerkiksi HS Academyn koulutukset, Avocadoksen tapahtumat ja kesäisin Cafe Courtyardin jätskit.

Mikä on ollut haastavinta?

Sekä asiakkaille että omille työntekijöille tarjotaan vain parasta palvelua. Kiireen keskellä on pystyttävä pitämään palvelun taso korkealla.

Alkuun työssä oli melko paljon uutta opittavaa, ja erityisesti uusien nimien ja kasvojen opettelu vei jonkin aikaa. Jos työkaveria ei saa kiinni ja eteen tulee uudenlainen työtehtävä, ongelmia pitää pystyä ratkaisemaan myös omatoimisesti. Työssä täytyy pitää sellainen asenne, että asia hoituu, vaikka ei itse vielä tietäisikään miten. Jos suoralta kädeltä ei osaa heti auttaa, selvitetään asia. Usein haastavilta tuntuvissa tilanteissa myös oppii kaikista eniten, kun saa itse selvittää, miten tilanne olisi järkevintä ratkaista.

Millaisia ominaisuuksia hyvällä respalla täytyy olla?

Asiakaspalveluhenkisyys ja -taidot sekä positiivinen asenne ovat tärkeä lähtökohta. Respan työntekijä on usein ensimmäinen henkilö, jonka asiakas näkee saapuessaan toimistolle, joten asenne asiakaspalvelutyöhön tulee olla kohdallaan. Myös paineensietokyvystä ja rauhallisuudesta on apua kiireisimpinä päivinä.

Hyvältä respalta vaaditaan lisäksi mielestämme can do -asennetta. Työssä tulee eteen niin paljon erilaisia tilanteita, ettei kaikkiin voi tietää ratkaisua heti ja tällöin tulee oma-aloitteisesti selvittää, miten tilanteessa tulisi toimia. Positiivisella ja asiakaspalveluhenkisellä asenteella selviää kyllä tilanteesta kuin tilanteesta.

***

Kuulostaako mielenkiintoiselta? Evening Receptionist -haku on auki ja päättyy 22.10.2017! Lisätietoja traineeohjelmasta voit lukea täältä ja hakemuksen voit jättää kotisivuillamme.